○南山城村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成10年7月15日

要綱第1号

(目的)

第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、南山城村税住民福祉課(以下「税住民福祉課」という)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと税住民福祉課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。対象となる関連事務については別表1に列挙するものとする。

(2) データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメントとは、システム設計書・プログラム説明書・操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、税住民福祉課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である村長に報告しなければならない。戸籍事務管掌者である村長に事故があるとき、又はかけた時はあらかじめ戸籍事務管掌者である村長が定めたものがその職務を代行する。

(端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をする為、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という)を置き、税住民福祉課係長をもって充てる。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(4) クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできない。そのため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいを防止する。認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍管理システム事業者に確認すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。

(1) 戸籍サーバの使用状況

(2) 戸籍データの使用状況

2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末機の操作)

第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

2 端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に保護管理者が実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に関わる事務について開催するものとする。

3 会議は、データ管理者、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、戸籍係において処理する。

この要綱は、公布の日から施行し、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から適用する。

(平成11年要綱第8号)

この要綱は、公布の日から施行する。

(令和3年訓令第22号)

この要綱は、令和3年4月1日から施行する。

(令和3年訓令第45号)

この要綱は、令和3年8月23日から施行する。

(令和4年訓令第20号)

この要綱は、令和5年4月1日から施行する。

別表1


事務

主な事務詳細

戸籍関連事務

附票事務

人口動態事務

民刑事務

証明、通知等事務

(1) 埋火葬許可証の発行

(2) 不在籍証明の発行

(3) 身分証明書の発行

(4) 要件具備証明書の発行

(5) 住民票記載事項通知(住9―2)

(6) 相続税法第58条通知

南山城村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成10年7月15日 要綱第1号

(令和5年4月1日施行)