○南山城村戸籍の届出における本人確認等事務処理要領
平成15年11月17日
要領第3号
(目的)
第1条 この要領は、戸籍の届書を持参した者(以下「来庁者」という。)について、本人確認を行うこと又は届書に記載されている届出人(以下「届出人」という。)のうち本人確認のできなかった届出人に届出を受理した旨の通知を行うことにより、虚偽の届出を防止すること、住民の個人情報を保護すること、戸籍事務の正確性を向上すること及び戸籍制度の信頼性を確保することを目的とする。
(本人確認の対象とする届出)
第2条 戸籍の届出による氏の変更、親族関係の発生又は消滅を伴う創設的届出のうち、婚姻届、離婚届、養子縁組届及び養子離縁届の4届出を本人確認の対象とする。ただし、裁判の謄本を添付するものとされている届出は本人確認の対象外とする。
2 前項による届出は、職員の勤務時間の届出及び勤務時間外の届出又は送付による届出を対象とする。
(本人確認の対象者)
第3条 本人確認は、全ての届出人及び届出人以外の来庁者(以下「使者」という。)を対象として行う。
(本人確認の方法)
第4条 本人確認は、次の手順によって行うものとする。ただし、村長が届出人及び使者が本人であることを明らかに確認できるときはこの限りでない。
(1) 来庁者の本人確認は、来庁者の運転免許証・旅券などの官公署発行の顔写真が貼付された証明書の提示によって行う。
(2) 前号により届出人から証明書が提示されたときは、証明書記載の住所、氏名、生年月日等と届書の住所、氏名、生年月日等を対比し、同一であること及び届出人が証明書に貼付された顔写真の人物と同一人であることの確認を行うものとする。
(4) 第3号による確認の結果、当該届書が偽造されたものである疑いがあると認められる場合には、その受否につき管轄法務局長に照会するものとする。
(5) 前号により管轄法務局長から受理又は不受理の指示を受けたときは、その指示に従った処理を行うものとする。
(届出人に対する通知)
第5条 届出人への通知の要否は、本人確認の状況により、次のとおりとする。
(1) 全ての届出人が確認できた場合は、通知しない。
(2) 全ての届出人が確認できなかった場合は、全ての届出人に通知する。
(3) 一部の届出人のみ確認できた場合、確認できなかった届出人に通知する。
(4) 送付による届出の場合は、全ての届出人に通知する。
(通知の内容及び方法)
第6条 本人確認ができなかった届出人への通知の内容は、届出年月日、全ての届出人の氏名、届書の種類及び受理した旨等を記載した文書(別記様式第2号。以下「通知書」という。)を郵送により速やかに送付する。この場合において、宛先は届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票上の住所とする。当該届出により氏の変更のあった届出人には旧氏で、届出と同時に住所変更届があった届出人には旧住所に通知書を発送する。
2 本人確認等に関する届書への記録は、欄外に枠を設け、届出人の確認又は通知の有無等の記載によって行うものとする。
3 前2項による処理にあわせ届書の写しを別に定める本人確認届書写し保存簿に綴り保存する。
(所在不明等で返送された通知書の処理)
第8条 返送された通知書については再送付せず、返送年月日を本人確認処理簿及び通知書の余白に記録の上、封筒とともに本人確認届書写し保存簿に綴り保存する。
(文書の保存)
第9条 本人確認処理簿及び本人確認届書写し保存簿は、その文書を作成した日の属する年度の4月1日から起算して1年間保存するものとする。
(通知に関する問い合わせ等の対応)
第10条 通知に関する届出人からの問い合わせ等については、戸籍担当課で対応する。
(委任)
第11条 この要領に定めるもののほか、この要領の施行に関し必要な事項は、村長が定める。
附則
この要領は、平成15年12月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第29号)
この要領は、令和3年4月1日から施行する。
