(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(保管及び保存の原則)

第3条　文書は、この規程に基づき整理し、迅速な検索ができるように保管し、又は保存しなければならない。

(完結年度別、保存年数別整理)

第4条　完結文書は、完結年度、保存年数及び件名ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに。)整理しなければならない。ただし、保存年数が永年である文書を整理する場合、その他2以上の年度分(年度ごとに区分することが適当でないものについては、2以上の暦年分。)の文書をまとめて整理することが適当であるとして主管課長の承認を受けた場合については、この限りでない。

(文書の編綴)

第5条　前条に規定する整理は、完結文書を完結の都度、文書ファイルに整理して行うものとする。ただし、文書ファイルに整理し難いと認められるときは、文書保存箱等に入れ、ラベルを背面等に貼り付けて行うことができる。

(未処理文書の保管)

第6条　未処理文書は、保管場所を特定し、その所在を明らかにして保管しなければならない。

(保存年数)

第7条　文書は、法令その他別に定めのあるものを除き、その重要度に応じて、保存年数を次の5種類に分類して保管し、又は保存する。

(保存場所)

第8条　役場庁舎内にあっては、庁舎内書庫、庁舎外にあっては、それぞれの書庫に保存するものとする。

(書庫の管理)

第9条　庁舎内書庫は、総務財政課長が管理し、庁舎外の書庫については、当該書庫を使用する主管課等の長が管理する。

(文書の廃棄)

第10条　総務財政課長は、主管課長等と協議の上、保存年数が経過した保存文書を廃棄するものとする。

(歴史的資料としての保存)

第11条　保存年数が経過した文書又は保存年数が経過しない文書で保管又は保存の必要がなくなつたと認めたもののうち、歴史的資料として価値があると認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(発行した出版物の送付)

第12条　主管課等において出版物(国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条第1項各号に規定する出版物をいう。)を発行したときは、必要に応じて総務財政課長と関係機関に送付する。

(ファイル目録の備え付け)

第13条　主管課長は、主管課における文書の検索その他文書管理のための利用に資するためファイル目録(電子媒体リスト)を備えおくものとする。

(その他)

第14条　この規程に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関して必要な事項は、別に定める。