○南山城村文書の保管、保存等に関する規程

平成24年8月8日

規程第4号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。

(2) 完結 起案文書にあつては決裁又は施行の終了を、供覧文書にあつては供覧の終了をいう。

(3) 完結年度 文書の完結した日の属する会計年度をいう。

(4) 未処理文書 収受した文書で供覧前のもの、供覧後の文書でその文書により起案するもの及び決裁後で施行前の文書をいう。

(保管及び保存の原則)

第3条 文書は、この規程に基づき整理し、迅速な検索ができるように保管し、又は保存しなければならない。

(完結年度別、保存年数別整理)

第4条 完結文書は、完結年度、保存年数並びに件名ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに。)整理しなければならない。ただし、保存年数が永年である文書を整理する場合、その他2以上の年度分(年度ごとに区分することが適当でないものについては、2以上の暦年分。)の文書をまとめて整理することが適当であるとして主管課長の承認を受けた場合については、この限りでない。

(文書の編綴)

第5条 前条に規定する整理は、完結文書を完結の都度、文書ファイルに整理して行うものとする。ただし、文書ファイルに整理しがたいと認められるときは、文書保存箱等に入れ、ラベルを背面等に貼り付けて行うことができる。

(未処理文書の保管)

第6条 未処理文書は、保管場所を特定し、その所在を明らかにして保管しなければならない。

(保存年数)

第7条 文書は、法令その他別に定めのあるものを除き、その重要度に応じて、保存年数を次の5種類に分類して保管し、又は保存する。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項による分類の一般的基準は別表のとおりとする。

3 保存年数は、完結年度の翌年度から起算する。ただし、暦年で整理する文書は、その完結した日の属する年の翌年から起算する。

4 主管課長は、文書の保存年数が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めたときは、総務課長と協議の上、当該文書の保存年数を延長することができる。

(保存場所)

第8条 役場庁舎内にあつては、庁舎内書庫、庁舎外にあつては、それぞれの書庫に保存するものとする。

(書庫の管理)

第9条 庁舎内書庫は、総務課長が管理し、庁舎外の書庫については、当該書庫を使用する主管課等の長が管理する。

2 総務課長及び庁舎外書庫を管理する主管課等の長は、書庫の整理整頓に努め、文書が常に良好な状態であるよう保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第10条 総務課長は、主管課長等と協議の上、保存年数が経過した保存文書を廃棄するものとする。

2 主管課等で保管している保存年数が経過した文書については、主管課等において廃棄することができる。

3 保存期間中であつても、保存の必要がなくなり、かつ、法定保存年限を経過した文書は、第1項の手続きによつて廃棄することができる。

4 廃棄をする文書のうち、機密に属するもの又は他に転用されるおそれのあるものは、裁断、溶解、焼却等適切な方法により行わなければならない。

(歴史的資料としての保存)

第11条 保存年数が経過した文書又は保存年数が経過しない文書で保管又は保存の必要がなくなつたと認めたもののうち、歴史的資料として価値があると認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(発行した出版物の送付)

第12条 主管課等において出版物(国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条第1項各号に規定する出版物をいう。)を発行したときは、必要に応じて総務課長と関係機関に送付する。

(ファイル目録の備え付け)

第13条 主管課長は、主管課における文書の検索その他文書管理のための利用に資するためファイル目録(電子媒体リスト)を備えおくものとする。

(その他)

第14条 この規程に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関して必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成24年9月1日から施行する。

別表

文書保存年数の一般的基準

永年 村の沿革及び村史の資料となる重要な文書

行政の提携に関する文書

村境界及び字の区域変更に関する文書

村有財産の取得、処分及び官民境界に関する文書

村施設の竣工図書及び消防関係届出書

村議会の会議録及び議決書

決算書

条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

告示、通達に関する特に重要な文書

訴訟、不服申立等に関する重要な文書

法律関係が10年を超える許可、認可及び契約等に関する文書

重要な表彰、叙位叙勲及び褒賞に関する文書

特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書

寄付又は贈与の受納に関する重要な文書

村長の事務の引継ぎに関する重要な書類

職員の履歴書

その他永年保存の必要があると認める文書

10年 補助金及び交付金に関する文書で重要なもの

統計、調査に関する文書で重要なもの

会計簿冊及びその証拠書類

諮問、答申等に関する文書で重要なもの

告示、通達に関する重要な文書

表彰に関する文書

法律関係が5年を超える許可、認可及び契約等に関する文書

その他5年を超えて保存が必要な文書

5年 重要な陳情、請願、要望等に関する文書

重要な報告書、届出書その他これらに類する文書

補助金、交付金に関する文書

統計、調査に関する文書

臨時、嘱託職員の雇用及び給与に関する文書

出勤簿、時間外勤務命令簿等職員の勤務実態を証するもの

法律関係が3年を超える許可、認可及び契約等に関する文書

その他3年を超えて保存が必要な文書

3年 陳情、請願、要望に関する文書

文書の収受及び発送に関する文書

歳入歳出予算見積書及び予算執行計画書

照会、回答に関する文書

重要な復命書

法律関係が1年を超える許可、認可及び契約等に関する文書

その他1年を超えて保存が必要な文書

1年 軽易な照会、回答に関する文書

課内会議に関する文書

庁内の軽易な往復文書

軽易な復命書

当直日誌その他これに類するもの

(注) 上記は、すべて原本に関する保存期間であり、控え分については活用期間により1年又は3年とする。

南山城村文書の保管、保存等に関する規程

平成24年8月8日 規程第4号

(平成24年9月1日施行)