○南山城村文書事務取扱規程
平成24年8月24日
規程第6号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、文書事務の基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正、かつ、能率的な運営を図ることを目的とする。
(文書)
第2条 この規程で「文書」とは、南山城村役場本庁(以下「本庁」という。)において収受し、発送し、又は保管する全ての文書をいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書は、正確、かつ、迅速に取り扱い、能率的に処理しなければならない。
2 文書は、常に整理し、その所在及び処理経過を明確にし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第4条 文書は、法令及び職務の遂行上必要と認める場合を除き、関係者以外の者に閲覧又は複写させてはならない。ただし、村長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第5条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。
(総務財政課における文書の収受及び交付)
第6条 本庁に到達した文書は、総務財政課において直ちに次の各号により処理しなければならない。
(1) 親展でない文書は各課別に分類して、主管課長に交付する。
(2) 親展文書は、封をしたまま直接宛名の者に交付する。
(3) 金券及び有価証券は、主管課長又は会計管理者に交付する。
(4) 訴願、審査請求等特に受理の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、その取扱者が収受日時を記入し、認印して封皮を添付すること。
(5) 願書及びその他の文書で封皮を保存する必要があると認めるものは、これを添付すること。
(6) 2以上の課等に関係のある文書は、最も関係の深いと認める課に交付する。
(休日及び時間外に到着した文書の取扱い)
第7条 休日及び執務時間外に到着した文書は、当直に従事する職員が受領し、全て総務財政課に引き継ぐものとする。
(収受すべきでない文書)
第8条 本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務財政課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の処理)
第9条 郵便料金の未納又は不足の文書及び物品が到着したときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。
(主管課における文書の受領)
第10条 主管課長は総務財政課から配布された文書(親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるものを除く。)について次の各号に定める手続により処理する。
(1) 文書を点検し、収受すべき文書には全てその余白に受付印を押印する。
(2) 前号により収受した文書は、全て文書収発件名簿に必要な事項を記載し、その文書に受付番号を記入する。ただし、次に掲げるものについては、記載を省略することができる。
ア 請求書、見積書、領収書、新聞、雑誌、冊子その他これに類する文書
イ 軽易と認められる文書
(処理の責任)
第11条 文書の処理は、交付を受け又は収受した課の課長の責任とする。
(起案文書の作成)
第12条 文書の起案は、回議書を用い、次の事項に留意して行わなければならない。
(1) 原則として1事案ごとに作成すること。
(2) 起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、資料等を添付すること。
(3) 経費を伴う事業については、予算との関係を明らかにすること。
(4) 収受文書に基づいて起案した文書には、収受文書を添付すること。
(5) 同一の事案で起案が重なる場合は、その完結に至るまでの関係書類を添付すること。
(6) 合議を要するものは、合議欄に該当する課名等を記入すること。
(7) 施行期日のあるものは、余裕をもって起案し、必要な機会を失わないようにすること。
(起案文書の持ち回り等)
第13条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの及び説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(起案文書の内容変更)
第14条 起案文書の合議又は決裁後において内容に変更を生じた場合は、当該文書の内容を変更し、廃案又は新たに起案を行うものとする。
2 前項の規定により起案文書の内容を変更した場合は、変更した理由を記載し、再度決裁を受けなければならない。
(決裁の手続き)
第15条 決裁文書には決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。
(文書の審査)
第16条 決裁文書の審査は、原則として主管課長が行う。
2 決裁文書を審査したときは、当該決裁文書の所定欄に審査した者の認印を押印しなければならない。
(文書の浄書及び校合)
第17条 決裁文書の浄書及び校合は、原則として主管課において行う。
2 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。
3 浄書文書は、当該決裁済み文書と校合のうえ、当該決裁文書の所定欄に校合した者の認印を押印しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第18条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りではない。
(1) 証明に関する文書
(2) 軽易な事務連絡等で公印を使用しない文書
(3) 前各号に掲げるもののほか、主管課長が文書記号及び文書番号をつける必要がないと認めた文書
2 文書記号は、課を表示する記号を付するものとする。
3 文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位で一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その年内においては同一文書番号をつけるものとする。
4 収受及び施行の各種文書に付する文書番号は、毎年暦年によって改める。
(公印の使用)
第19条 施行文書には、主管課において南山城村公印規程(昭和46年南山城村訓令第3号。以下「公印規程」という。)の定めるところにより公印及び契印を押印しなければならない。ただし、簡易な文書はこの限りでない。
2 公印を使用する場合は、公印規程第7条の規定により使用しなければならない。
3 施行の確認を必要とする文書は、原議と契印しなければならない。ただし、第1項の規定により公印を省略した文書、公印規程第3条第1項の規定により公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書及び総合行政ネットワーク文書等については、契印することを要しない。
4 総合行政ネットワーク文書の送信には、電子署名を付与する。ただし、軽易な総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。
5 電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を必要とする総合行政ネットワーク文書に原議又は証拠文書を添えて各課等の長に提出し、当該電子署名の付与を請求しなければならない。
6 各課等の長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき総合行政ネットワーク文書を当該総合行政ネットワーク文書に係る原議又は証拠書類と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与しなければならない。
7 前3項に掲げるもののほか、電子署名の付与を行うために必要な手続は、村長が別に定める。
(文書の発送)
第20条 郵便等による各課の文書の発送は、原則として総務財政課で取り扱うものとする。
2 郵便等による文書の発送は、最も経済的な方法で行うものとする。
(出先機関の文書取扱い)
第21条 出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。
(その他)
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成24年9月1日から施行する。
附則(平成28年規程第3号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和3年訓令第5号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第4号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。