○南山城村戸籍謄本等の不正取得に係る本人告知及び抗議実施要領

平成26年3月31日

要領第1号

戸籍謄本等の不正取得に係る本人告知及び抗議実施要領(平成22年南山城村要領第1号)の全部を改める。

(目的)

1 この要領は、戸籍謄本等の不正取得に係る本人告知及び抗議に関する事務の取り扱いについて必要な事項を定める。

(不正取得の疑義が生じた場合)

2 不正取得の疑義が生じた場合は、次の各号により行うものとする。

(1) 不正請求の蓋然性の高い職務上請求書による事案への対応については、戸籍謄本等を取得した第三者(交付請求者)に当該取得が不正でないか照会する。(別紙1:参考様式「照会文書」)

(2) 回答書(疎明資料)により、不正取得とみなすことが相当と認められるか否かの判断をする。なお、回答期限までに回答のない場合は、不正な職務上請求書による取得である蓋然性が高いものと認める。(別紙2:参考様式「回答文書」)

(本人告知の実施)

3 本人告知は、次の各号の全てに該当するものについて行う。

(1) 不正取得が確定、又は不正取得とみなすことが相当と認められるもの。

■ 戸籍法第133条又は住民基本台帳法第47条第2項に規定する罰金刑が確定したもの。ただし平成20年4月30日以前の不正取得については、改正前の戸籍法第121条の2又は住民基本台帳法第52条に規定する過料処分が確定したもの。

■ 前条第2号の規定により不正な職務上請求書による取得である蓋然性が高いと認められるもの。

(2) 南山城村(以下「村という」。)が不正取得の事実を確認でき開示請求に対応できるもの。

■ 不正取得にかかる交付請求書を保有しているもの。

(3) 不正取得の確定後、又は不正取得とみなすことが相当と認められた後、6ヶ月以内に本人告知ができるもの。

■ 管轄裁判所において不正取得が確定した後、又は不正使用とみなすことが相当と認められることとなつた後、6ヶ月以内に、本村の所管文書(公用請求による受理文書を含む。)により被取得者の所在が確認でき、本人告知を行うことができるもの。

(抗議の実施)

4 抗議は、不正取得が確定、又は不正取得とみなすことが相当と認められるものについて行う。

■ 戸籍法第133条又は住民基本台帳法第47条第2項に規定する罰金刑が確定したものについて行う。ただし平成20年4月30日以前の不正取得については、改正前の戸籍法第121条の2又は住民基本台帳法第52条に規定する過料処分が確定したものについて行う。

■ 第2条第2号の規定により不正な職務上請求書による取得である蓋然性が高いと認められるもの。

(不正取得に関する事実確認)

5 不正取得の確定、又は不正取得の疑義は、訴訟記録、検察官通知文書、裁判所回答文書等の公文書を以つてその事実を確認する。

(本人告知及び抗議の実施時期)

6 本人告知及び抗議は、不正取得の確定、又は不正取得とみなすことが相当と認められるものに関する事実を確認した後すみやかに行う。

(本人告知の相手)

7 本人告知を行う相手は被取得者本人とする。ただし被取得者が特定できない場合は、戸籍筆頭者又は世帯主に対して告知する。

■ 本人告知は、不正取得にかかる交付請求書に被請求者として記載された者に対して行うものとし、本人以外には家族であつても告知しない。

ただし、戸籍謄本の請求や被請求者が世帯全員とされている請求及び戸籍の附票の写しにかかる請求で、被請求者が特定できない場合は、戸籍筆頭者又は世帯主に対して告知するものとし、これ以外には告知しない。

■ 不正取得にかかる戸籍謄本等の種類ごとの告知相手は別表のとおり。

(本人告知の方法)

8 本人告知は、被取得者本人との面談等において行う。

■ 被取得者との面談は、保健福祉課長及び総務課長が行う。

■ 保健福祉課長及び総務課長が不在の場合は、その他の管理職員が行う。

■ 被取得者が面談での説明を希望しない場合は、電話での説明とする。

■ 被取得者が遠方に住所を有している等、面談での説明が難しい場合は、電話での説明とする。

(被取得者の意思確認)

9 本人告知にあたつては、あらかじめ被取得者の意思を確認する。第7項の戸籍筆頭者又は世帯主に対して告知する場合も同様とする。

■ 本人告知を行うにあたつては、被取得者のプライバシー保護のため、事前に被取得者あての「お知らせ文書」(別紙3参考様式「お知らせ文書」)により、被取得者に不正取得に関する説明を受ける意思があるかどうかについて確認を行う。

■ 複数の被取得者がある場合は、それぞれについて意思確認を行う。

(告知事項)

10 本人告知において被取得者に告知する事項は次のとおりとする。

(1) 告知を行う理由

■ 被取得者の権利利益の保護

■ 二次被害・再発の防止

■ 不正請求・不正取得の抑止

(2) 不正取得の事実関係

■ 憶測や推測を交えず客観的事実のみ説明することとし、村では把握し得ない不正取得の理由や背景等については説明しない。

■ 不正取得者(不正取得にかかる交付請求書に請求者として記載されている者)の住所、氏名を告知する。

■ 職務上請求の場合においては、不正取得者(不正取得にかかる職務上請求書に請求者として記載されている者)の事務所所在地、事務所名、当該職務者の氏名を告知する。

■ 職務上請求の場合において、依頼者(職務上請求書に依頼者として記載されている者)の氏名又は名称は、虚偽の申し出がなされていることが推測されることから告知しない。

■ 職務上請求の場合において、使者(職務上請求書に使者として記載されている者)の氏名は、当該使者が不正請求を知り得ないことが推測されることから告知しない。

(3) 戸籍謄本等の交付手続等

■ 戸籍法及び住民基本台帳法に基づく戸籍謄本等の交付のしくみや職務上請求のしくみ及び交付手続等について説明する。

(4) 個人情報保護条例に基づく開示請求

■ 被取得者が、個人情報保護条例に基づいて開示請求を行えば、不正取得者が提出した戸籍謄本等の交付請求書の開示を受けることができる旨説明する。

(告知の留意事項)

11 本人告知を行うにあたつては次の事項に留意する。

(1) 被取得者のプライバシーの保護等に努めること。

■ 本村が知り得る客観的事実のみ説明し、憶測等により被取得者のプライバシーを侵害したり、不安感を与えることのないよう留意する。

(2) 被取得者に対し、本人告知について理解を求めるよう努めること。

■ 本人告知が被取得者の権利や利益を保護するために行うものであることなど本人告知を行う意義と理由を十分説明し、被取得者の理解を求める。

(告知後の対応)

12 本人告知を行つた後は次により対応する。

(1) 被取得者から、南山城村個人情報保護条例に基づき開示請求があつた場合は、不正取得にかかる戸籍謄本等の交付請求書を開示する。

■ 職務上請求の場合において、職務上請求書に依頼者として記載されている者の氏名又は名称及び当該依頼者に関する事項は、虚偽の記載がなされていることが推測されることから非開示とする。

■ 同じく職務上請求書に使者として記載されている者の氏名は、当該使者が不正請求を知り得ないことが推測されることから非開示とする。

(2) 被取得者から、人権侵害等にかかる問題の提起があつた場合は、庁内関係部課及び関係機関等と連携して相談等の対応を行う。

■ 相談・救済手段を被取得者に提示し説明する。(行政相談、弁護士相談等)

■ 相談・救済手段の選択は被取得者において行うことになる。

■ 京都府の「府民の人権を守る相談ネットワーク」を積極的に活用する。

(抗議の方法)

13 抗議は、不正取得者に対して文書により行う。また職務上請求の場合は、不正取得者の所属する団体等に対して、会員に対する指導を要請する。

■ 不正取得者に対しては、(別紙4参考様式「抗議文書」)により、不正取得した戸籍謄本等の返還及び不正取得の目的や使用方法に関する報告を要請するとともに、被取得者に対して本人告知を行う旨通知する。

■ 職務上請求の場合は、(別紙5参考様式「団体への抗議文書」)により、不正取得者の属する団体に対して、今後、二度と起こらないよう具体的防止策を講じる旨通知する。

(所管)

14 本人告知及び抗議に関する事務は、保健福祉課及び総務課において処理する。

(事務分掌)

15 本人告知及び抗議に関する事務分掌は、別図(事務フロー図)に定めるとおりとする。

(他市町村との連携)

16 本人告知に関する事務の処理にあたり、被取得者が本村に在住しない場合において、その住所地等を確認する必要があるときは、当該被取得者が在住しているとみられる市町村に対し、当該被取得者の住所地等の確認について協力を求める。

17 他市町村の本人告知に関する事務の処理にあたり、当該市町村から被取得者の住所地等に関する確認依頼があつたときは、当該確認事務に協力する。

(関係機関に対する報告)

18 本人告知又は抗議を行つたときは、その対応経過等について所管の法務局及び京都府へ報告する。ただし、被取得者の個人情報については、被取得者の同意を得て報告する。

(庁内周知)

19 本人告知又は抗議を行つたときは、その旨庁内各課に周知し、個人情報の適正管理及び職員の人権尊重意識の高揚に努める。

(文書保管)

20 この事務に関する文書は、保健福祉課において正本を保管し、総務課において副本(写)を保管する。

(その他)

21 この要領に定めのない事項については、保健福祉課及び総務課並びに庁内関係部課が協議して定める。

附 則

(施行期日)

1 この要領は、平成26年4月1日から施行する。

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南山城村戸籍謄本等の不正取得に係る本人告知及び抗議実施要領

平成26年3月31日 要領第1号

(平成26年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第6節
沿革情報
平成26年3月31日 要領第1号