○南山城村特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成29年3月28日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第8条)

第3章 教育研修(第9条―第11条)

第4章 職員の責務(第12条・第13条)

第5章 特定個人情報等の取扱い(第14条―第24条)

第6章 情報システムにおける安全の確保等(第25条―第37条)

第7章 電算室等の安全管理(第38条・第39条)

第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等(第40条―第45条)

第9章 安全確保上の問題への対応(第46条・第47条)

第10章 監査及び点検の実施(第48条―第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、南山城村特定個人情報等の安全管理に関する基本方針に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び南山城村個人情報保護条例(平成18年南山城村条例第12号。以下「個人情報保護条例」という。)第2条の定めるところによる。

第2章 管理体制

(総括保護管理者)

第3条 村に、総括保護管理者を1人置くこととし、副村長をもって充てる。総括保護管理者は、村長を補佐し、村における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

(保護管理者)

第4条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。保護管理者は、各課等における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。

(保護担当者)

第5条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。

(事務取扱担当者)

第6条 保護管理者は、各課等で特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指名し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。

(監査責任者)

第7条 村に、監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について監査する任に当たる。

(組織体制)

第8条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備し、当該組織体制に変更が生じた場合にあっては、速やかに総括保護管理者に変更の報告を行うものとする。

(1) 事務取扱担当者がこの規程、取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告体制

(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失及び毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者等への報告連絡体制

(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の課等の任務分担及び責任の明確化

(4) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

第3章 教育研修

(教育研修)

第9条 総括保護管理者は、事務取扱担当者(非常勤職員、臨時職員及び派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

第10条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

第11条 保護管理者は、当該課等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第4章 職員の責務

(職員の責務)

第12条 職員は、番号法及び個人情報保護条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

第13条 職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

第5章 特定個人情報等の取扱い

(アクセス制限)

第14条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。

2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第15条 職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

(1) 特定個人情報等の複製

(2) 特定個人情報等の送信

(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第16条 職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第17条 職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第18条 職員は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

(取扱状況の記録)

第19条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。

(利用の制限)

第20条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(提供の求めの制限)

第21条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第22条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第23条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第24条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

第6章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第25条 保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第31条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の記録等)

第26条 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第27条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第28条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第29条 保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第30条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第31条 職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。

(バックアップの作成等)

第32条 保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第33条 保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第34条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第35条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のための必要な措置を講ずる。

2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第36条 職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第37条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

第7章 電算室等の安全管理

(電算室等の入退管理)

第38条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

2 保護管理者は、必要があると認めるときは、電算室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

3 保護管理者は、電算室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(電算室等の管理)

第39条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

2 保護管理者は、災害等に備え、サーバ等の機器の予備電源の確保等の措置を講ずる。

第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等

(特定個人情報等の提供)

第40条 保護管理者及び事務取扱担当者は、番号法及び条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第41条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 秘密保持義務

(2) 事業所内からの特定個人情報等の持出しの禁止

(3) 特定個人情報等の目的外利用の禁止

(4) 再委託を行う場合において付与する条件の内容

(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任

(6) 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄

(7) 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化

(8) 従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定

(9) 村において必要があると認めるときは委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

2 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において番号法に基づき村が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

(委託先に対する定期的検査等)

第42条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。

(委託先に対する監督)

第43条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する際には、その委託先において、村が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

(再委託等の場合の措置)

第44条 委託先において特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第42条第2項に規定する村が果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じさせるとともに、委託先を通じて又は委託元自らが前条に規定する措置を実施する。当該業務について、再々委託(再々委託以降の全ての段階における委託を含む。以下「再々委託等」という。)される場合も同様とする。

(派遣労働者に係る契約書の記載事項)

第45条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。

第9章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第46条 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

2 保護管理者は、情報漏えい等の被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を村長に速やかに報告する。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第47条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

第10章 監査及び点検の実施

(監査)

第48条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第49条 保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第50条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

附 則

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

南山城村特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成29年3月28日 規程第1号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成29年3月28日 規程第1号