(趣旨)

第1条　この要綱は、電子契約サービスを利用して行う南山城村(以下、「村」という)の契約等の締結について、別に定めがあるものを除くほか必要な事項を定めるものとする。また、この要領に定めのないものについては、契約規則その他入札等に係る規定の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(電子契約の対象とする契約等)

第3条　電子契約の対象とする契約は、南山城村の締結する契約であって、次に掲げるものとする。

(電子契約の対象としない契約等)

第4条　電子契約の対象としない契約等は、次に掲げるものとする。

(電子契約サービス運用管理者)

第5条　電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、総務財政課長及び建設環境課長をもってこれを充てる。

(承認者)

第6条　承認者は、運用管理者が指定した各課等(南山城村課設置条例(令和2年条例第23号)第1条に定める課、南山城村会計管理者の補助組織に関する規則(令和7年規則第5号)第2条に定める課に置くこととし、当該課等の所属長又は所属長が指定する職員をもってこれに充てる。

(アカウント等の取扱い)

第7条　アカウントは、運用管理者が設定し、各所属に付与する。

(電子署名実施者)

第8条　電子署名実施者は、電子契約書に電子署名を行う際には、所定の決裁手続を経ていることを確認しなければならない。

(利用承諾等の確認)

第9条　担当者は、契約の相手方に電子契約を利用について確認を行い、当村の電子契約サービスを初めて利用する場合にあっては、電子契約利用申出書(別記様式第1号)により、電子契約による契約締結の承諾及び契約の相手方の指定するメールアドレスの報告を受け、速やかに登録を行うものとする。

(電子契約手続)

第10条　担当者は、次の手順で電子契約手続を実施する。

(契約内容の確認及び承認)

第11条　承認者は、前条の規定により担当者が電子契約書をアップロードしたときは、速やかに電子契約書の内容及び契約の相手方の電子メールアドレスを確認し、及び承認する。

(契約の締結)

第12条　担当者は、前条の規定による承認者の確認及び承認を経て、契約相手方の電子契約書の確認・同意により、電子契約書に電子契約サービスによるタイムスタンプ及び電子署名を付与し契約を確定させる。

第13条　電子契約を行う契約については、電子契約サービスにより契約ごとに管理するための名称(次項において「管理名称」という。)を付すものとする。

(電子契約の履歴管理)

第14条　担当者は、電子契約管理簿(別記様式第2号)により、電子契約の履歴を管理しなければならない。

(契約内容の修正)

第15条　担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、第10条第2号中「契約書一式」とあるのは、「新たな契約書一式及び修正・取消事項等の内容を記載した覚書」に読み替えて、電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続を行う。

(契約変更)

第16条　担当者は、電子契約による契約の変更(以下この条において「変更契約」という。)の必要が生じたときは、当該変更契約に係る契約書一式により契約を締結する。

(契約の解約又は契約の解除)

第17条　担当者は、契約が解約又解除となった場合は、その旨を電子契約書の電子契約管理簿に記録し、当該履歴の情報を管理する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。

(支出負担行為等に必要な書類)

第18条　主管課は、支出負担行為、支出命令等を行う際に、電子契約書の写し(電子契約書を印刷したものをいう。)　及び電子契約締結証明書を支出負担行為及び支出命令伝票等に添付するものとする。

(電子契約書の保存について)

第19条　担当者は、電子契約書の電磁的記録データファイル及び必要に応じて印刷した電子契約書の写しを保存する。保存期間については、南山城村文書の保管、保存等に関する規程(平成24年規程第4号)に定めるところによる。

(事故等の報告)

第20条　担当者及び電子署名実施者は、電子契約サービスの不正な利用又はそのおそれがあると認められる場合、障害を発見した場合には、直ちに運用管理者に報告し、運用管理者の指示に従うものとする。

(その他)

第21条　この要綱に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、別に定める。