○南山城村情報公開事務取扱要領
平成30年3月23日
要領第1号
第1 趣旨
この要領は、南山城村情報公開条例(平成18年南山城村条例第11号。以下「条例」という。)に基づく公文書の公開等に関する事務の取扱いに関し、南山城村情報公開条例施行規則(平成18年南山城村規則第4号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
第2 情報公開の窓口等
1 情報公開担当窓口の設置
情報公開に係る事務を行うため、情報公開担当窓口(以下「公開窓口」という。)を総務財政課に設置する。
2 公開窓口で行う事務
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 全ての実施機関の主管課(公開の請求の対象となる公文書を作成し、又は取得したそれぞれの課等をいう。以下同じ。)との連絡調整に関すること。
(3) 公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付に関すること。
(4) 公文書の写しの交付に係る費用等の徴収に関すること。
(5) 公文書の公開の実施場所の提供及び立会いに関すること。
(6) 公文書の公開・非公開の決定等に係る審査請求の受付に関すること。
(7) 全ての実施機関の公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。
(8) 実施状況の公表に関すること。
(9) 南山城村情報公開・個人情報保護審査会の事務処理に関すること。
(10) 情報提供に関すること。
3 主管課で行う事務
(1) 公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 公開請求に係る公文書の公開・非公開の決定及びその通知に関すること。
(3) 村及び公開請求者以外のもの(以下「第三者」という。)からの意見聴取及び公開・一部公開決定の場合の通知に関すること。
(4) 公文書の公開の実施(公開の決定をした公文書の実施場所への搬入及び当該公文書の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。
(5) 公文書の公開・非公開の決定等に係る審査請求に関する弁明書の作成、提出及び処分に関連する証拠書類の提出に関すること。
(6) 審査請求についての南山城村情報公開・個人情報保護審査会への諮問に関すること。
(7) 主管課における情報提供に関すること。
第3 公文書公開に係る事務
1 相談及び案内
(1) 来庁者のニーズの把握
公開窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。
(2) 情報の所在の確認
窓口職員は、公開窓口に備え置く検索資料等(公文書目録の写し)により、主管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。
(3) 対応の選択
公開窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
ア 情報提供
来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用
ウ 公開請求
「2 公開窓口における公開請求の受付等」に定めるとおり対応する。
(4) 公文書の検索
公開窓口では、来庁者の相談の内容が公文書の公開として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は主管課との連絡により、対象公文書の検索を行うものとする。
(5) 主管課等における相談等
主管課に直接情報公開に関する相談があった場合には、主管課は、情報提供で対応できる場合を除き、公開窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。
2 公開窓口における公開請求の受付等
請求者が条例第5条に規定する請求権者であることを確認した上で、義務公開で対応すべきであると判断される場合においては、公開窓口は、次により事務を処理するものとする。
(1) 対象公文書の特定
ア 公開窓口は、請求者との応対により、請求の内容を確定した後、公文書目録の写しにより、主管課を選定し、「第7 情報公開主任」に定める当該主管課の情報公開主任等と連絡をとり、対象公文書を検索・特定するものとする。
なお、対象公文書の特定に当たっては、主管課と十分連絡をとるとともに、原則として、主管課の情報公開主任又は担当職員の立会いを求めるものとする。
イ 主管課の情報公開主任又は担当職員不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、いったん公開請求を受け付けるものとする。
ウ 公開窓口において対象公文書を特定する段階で、対象公文書の不存在が判明した場合は、請求者に対し、請求に応じられない旨をよく説明するものとする。それでも請求者が公開請求する場合は、当該請求を受け付けるものとする。
なお、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨説明するものとする。
エ 存否を明らかにしないで拒否することが必要な類型の情報については、公開窓口においても、請求者に対し、存否を示唆するような言動はすべきではない。例えば、請求者の面前で主管課に電話をし、公文書の特定をした上で、「存否を含め明らかにすることができない」と回答するならば、事実上、存在を示唆することとなる。そこで、公文書の性質を吟味し、存否応答拒否になる見込みのものについては、その場で公文書の特定をすることを避けるものとする。
(2) 公開請求の方法
ア 公文書公開請求書の提出による場合(条例第7条)
イ 口頭請求があった場合
公開に係る公文書が、公表することを目的として実施機関が作成した刊行物その他実施機関が定める公文書であるときを除き、口頭請求は認めないものとする(条例第7条ただし書)。
なお、請求者が身体に障害がある等で自ら請求書に記載することが困難な場合は、聴取した公開窓口の職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。
ウ 郵送等による請求があった場合
必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。
なお、主管課に直接到達したときは、いったん公開窓口に送付するものとする。
(3) 請求書の受付に当たっての留意事項
ア 公開請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。
ただし、同一人から同一の主管課に係る複数の対象公文書の公開請求があった場合は、請求書の「請求する公文書の名称又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。
イ 公開請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。
ウ 未成年者による公開請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。
ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。
(ア) 中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。
(イ) 公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。
(4) 請求権者の確認
条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。
(5) 請求書の記載事項の確認
公開窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア 「住所」欄
個人の場合は住所、法人その他の団体にあっては、主たる事務所(事業所)の所在地が記載されていること。
イ 「氏名」欄
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体にあっては、名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 代理人による請求の場合は、次のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。
[例] ○○○ ○○○代理人
京都府相楽郡南山城村△△ □□□ □□□
TEL ＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊
(ウ) いずれの場合も押印は要しないものとする。
ウ 「電話番号」欄
請求者に迅速、かつ、確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号が記載されていること。
なお、法人その他の団体の場合は、担当者の所属・氏名・内線番号等の記載を求めること。
エ 「請求する公文書の名称又は内容」欄
請求しようとする公文書の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
オ 「請求の目的」欄
公開請求の目的が記載されていること。ただし、この「請求の目的」は、請求された公文書の特定等の参考にするためのものであり、公開請求書の必要的記載事項ではない。
カ 「請求者の区分」欄
(ア) 該当する区分のいずれか1つの番号が○印で囲まれていること。
(イ) 該当する番号が重複する場合は、若い番号が○印で囲まれていること。
キ 「村内の事務所(事業所)又は学校」欄
請求者の区分の2から4までが○で囲まれている場合は、村内の事務所(事業所)又は学校の名称及び所在地が具体的に記載されていること。
ク 「利害関係の内容」欄
請求者の区分の5が○で囲まれている場合は、実施機関が行う事務事業との利害関係の存在が具体的に記載されていること。
ケ 「公開の方法」欄
該当する区分の番号が○印で囲まれていること。
(6) 請求書の補正(行政手続条例第7条)
ア 来庁の場合
請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、公開窓口の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。
なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、請求者の了承を得た上で公開窓口の職員が、職権で補正できるものとする。
イ 郵送等の場合
(ア) 請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない公開請求があった場合は、公開窓口の職員は、請求者に対し、相当の期間を定めて当該公開請求の補正を求めるものとする。
なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、請求者の了承を得た上で職員が、職権で補正できるものとする。
(イ) 補正を求めた場合の公文書の公開をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならない。
(7) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等
公開窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押印し、その写しを請求者に交付(又は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。
ア 公文書の公開は、公開・非公開決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。
イ 対象公文書の公開・非公開決定は、原則として請求があった日から起算して15日以内に行うが、やむを得ず決定期間を延長する場合があること。
ウ 決定の内容は書面により通知され、公文書の公開を実施する場合の日時・場所等は同書面で通知されること。
エ 公文書の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を、写しの郵送等を希望する場合は、郵送等に要する費用も合わせて、請求者が負担する必要があること。
オ 請求書の受付後に、請求書の必要事項の記載洩れや形式的要件の不備が判明し、必要な補正がなされなかったときは、公開等の決定をすることができないので、請求が却下される場合があること。
(8) 処理簿への記載
ア 公開窓口は、公文書の公開の請求があったときは、その請求内容等を「公文書公開請求処理簿」(以下「処理簿」という。)に記載するものとする。
イ 公開窓口及び主管課は、公文書の公開に係る事務処理の経過を処理簿に、随時記載するものとする。
(9) 受付後の請求書の取扱い
公開窓口は、受け付けた請求書の原本及び処理簿の写しを直ちに主管課へ送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。
(10) 却下通知等
3 公開・非公開の決定
(1) 公文書の内容の検討
主管課は、公開請求があったときは、対象公文書に記録されている情報が条例第6条第1項各号に規定する非公開事項に該当するかどうかを、解釈及び運用基準等を参考に検討するものとする。
(2) 公開・非公開の決定期間
原則として公開窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、主管課は公開・非公開の決定をしなければならない(条例第8条第1項)。
(3) 決定期間の延長(条例第8条第2項)
ア 決定期間延長通知書の「延長する期間」欄には、公開窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲内において、必要最小限の期間を記載すること。
イ 主管課は、15日以内の決定期間内に、決定期間延長通知書が請求者に到達するよう努めるものとする。
ウ 主管課は、決定期間延長通知書の写しを公開窓口に送付すること。
エ 決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。
(4) 決定期間の特例(条例第8条第3項)
ア 対象公文書のうち相当の部分については60日以内に公開決定等をし、特例延長通知書の「残りの公文書について公開決定等をする期限」欄には、残りの公文書について公開するために必要最小限の期限を記載すること。
イ 主管課は、15日以内の決定期間内に、特例延長通知書が請求者に到達するようにしなければならない。
ウ 主管課は、特例延長通知書の写しを公開窓口に送付すること。
エ 特例延長通知書の「特例を適用する理由」欄には、特例を適用する理由を具体的に記載すること。
(5) 内部調整
公開・非公開の決定に当たっては、次によりあらかじめ内部調整を行うものとする。
ア 公開窓口への協議
主管課は、公開・非公開の決定に当たっては、必ず公開窓口と協議しなければならない。
イ 関係課との調整
主管課は、対象公文書が、他の課又は村の他の機関に関連するものである場合は、当該関係課又は機関と連絡をとり、調整を行うこと。
(6) 第三者情報に係る意見聴取等
対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「4 第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。
(7) 公開・非公開決定の決裁
公文書の公開・非公開の決定は、村長部局にあっては、原則として、村長が決裁するものとする。
その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。
(8) 決定通知書の記載要領
ア 「公文書の名称」欄
当該公文書の名称を正確に記載すること。
なお、1枚の請求書により複数の公文書の公開請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の名称を記載することができる。
イ 「公文書の公開の日時及び場所」欄
公開の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、主管課は、あらかじめ請求者及び公開窓口と電話等で十分連絡を取り、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。
なお、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、この欄を斜線で消すものとする。
公開の場所は、原則として、公開窓口を指定するものとする。また、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、送付方法(例「郵送」)をこの欄に記載するものとする。
ウ 「公開をしない部分の概要」欄
公開しない部分の概要を、当該部分の内容が判明しないように留意して記載するものとする。
例 ・「○○のうち特定個人の住所、氏名」
・「○○のうち、用地買収計画の部分」
エ 「公開をしない理由」欄
(イ) 対象公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否する場合、その旨を記載するものとする。このとき、「南山城村情報公開条例第6条第1項第 号に該当」の欄は二重線で消し、「文書の存否を応えるだけで、個人の正当な利益を害することとなるので、当該文書はあるともないとも答えられない。仮に存在するとしても、情報公開条例第6条第1項第1号に該当し非開示とされる情報である。」などと記載するものとする。
(ウ) 公文書不存在を理由に非公開とする場合も、「南山城村情報公開条例第6条第1項第 号に該当」の欄は二重線で消し、「当該文書は、作成されない慣行となっており、実際に存在しない。」、「当該文書は存在したが、保存期間を満了したため○年○月に破棄した。」など、当該公文書を保有していない理由を明記するものとする。
オ 「所管課」欄
(ア) 対象公文書を管理している各課等の名称及び電話番号、内線番号を記載すること。
(イ) 対象公文書が複数の課に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている課を主管課とする。
カ 「備考」欄
必要な事務連絡のほか、公文書の枚数・写しの費用などが確定している場合は、その枚数や金額などを参考に記載すること。
(9) 決定通知書の送付
主管課は、公開・非公開等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを公開窓口へ送付するものとする。
(10) 過去に公開実績のある公文書の取扱い
主管課は、対象公文書が過去に公文書の公開実績があり、直ちに公開決定又は一部公開決定ができる公文書については、速やかに、公文書の公開をするよう努めるものとする。この場合、「(5) 内部調整」及び「(6) 第三者情報に係る意見聴取等」は、省略することができるものとする。
4 第三者に関する情報の取扱い
(1) 意見聴取の実施
主管課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、公開・非公開の判断を慎重、かつ、公正に行うため、条例第6条第1項各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする(条例第8条第7項)。
(2) 意見聴取の方法
なお、非公開決定をした場合においても、第三者との信頼関係を保つ上から、その旨を電話等により口頭で通知するものとする。
5 公文書の公開の方法
(1) 公文書の閲覧の方法
原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがある、条例第6条第2項の規定による一部公開を行う必要があるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写したものを閲覧に供するものとする。
なお、この場合の複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。また、閲覧の際に請求者が対象公文書のカメラによる撮影を申し出た場合には、原則としてこれを認めるものとする。
(2) 公文書の写しの作成及び交付の方法
公文書の写しの作成は、原則として主管課の職員が行うものとする。
また、写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とする。
なお、交付の方法は、請求者の希望により、公開窓口での交付又は郵送等による交付のいずれかにより行うものとする。
(3) 公文書の一部公開の方法
公文書の一部の公開を行う場合における非公開部分の分離及び公開の方法は、原則として次のとおりとする。
ア 公開部分と非公開部分とがページ単位で区分できるとき
非公開部分を取り外して、公開部分のみを公開する。
ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、公開部分のみを複写したもの又は非公開部分を紙袋等で覆ったもの等により公開する。
イ 公開部分と非公開部分とが同一ページにあるとき
該当ページを複写した上で、非公開部分をマジック等で塗りつぶしたものを複写したもの又は非公開部分を覆って複写したものを公開する。
(4) 電磁的記録の公開の方法
電磁的記録の公開の実施は、印刷物として出力できるものに関しては、印刷物として出力したものの閲覧又は写しの交付により行う。印刷物として出力できないものに関しては、視聴の方法で行う。
ダビング等の方法による写しの交付は行わない。
6 公文書の公開の実施
(1) 公開の日時及び場所
ア 公文書の公開は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。
なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、主管課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。
この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時を処理簿に記入し、公開窓口へ連絡するものとする。
イ また、意見聴取により公開に反対の意思を表示した第三者が、公開決定について行政上又は司法上の救済手続を講ずる機会を確保するため、公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置くことが望ましい。
(2) 公開の準備
主管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書を公開場所として指定された窓口へ搬入しておくものとする。
なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを公開する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。
(3) 決定通知書の確認
公文書の閲覧を実施する際には、公開窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること及び公文書の名称の確認を行うものとする。
ア 閲覧の実施
主管課の職員は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。
なお、公開窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止
主管課の職員は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。
閲覧者が、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(4) 公開当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初の公開請求において、公開の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、公開の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。
7 費用の徴収
(1) 費用の額
公文書の写しの作成と送付に要する費用は、南山城村手数料徴収条例に定めるとおりとする。
(2) 費用の徴収の方法
費用の徴収は、次の方法により行うものとする。
ア 公開窓口で写しを交付する場合、公文書の写しの作成に要する費用を現金で前納で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合
(ア) 公文書の写しの作成に要する費用の納入通知書と決定通知書を同時に公開請求者に送付する。
(イ) 写しの作成に要する費用は、郵便為替により徴収し、郵送に要する費用は、切手にて徴収する。
(ウ) 費用が納入されたことを確認した後、公文書の写し及び領収書を郵送する。
(3) 歳入科目
公文書の写しの作成・郵送に要する費用の収入は、次のとおりとする。
(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入
第4 審査請求があった場合の取扱い
公開・非公開決定等の処分について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
1 審査請求書の取扱い
審査請求書は、原則として公開窓口で受け付けるものとする。
2 受付後の審査請求書の取扱い
(1) 受付後の審査請求書の取扱い
公開窓口において審査請求書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに、当該審査請求書を主管課へ送付するものとする。
(2) 審査請求処理簿の記載
公開窓口の職員は、審査請求があった場合は、「審査請求処理簿」に必要事項を記載し、常に審査請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。
3 審査請求の形式要件審査等
(1) 記載事項の確認
主管課は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認(行政不服審査法第19条)
(ア) 審査請求の年月日
(イ) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(ウ) 審査請求に係る処分の内容
(エ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(オ) 審査請求の趣旨及び理由
(カ) 処分庁の教示の有無及びその内容
(キ) 審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者又は管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
イ 不作為についての審査請求書には、上記ア(ア)及び(イ)のほか、「当該不作為にかかる処分についての申請の内容及び年月日」の記載が適切になされているか。
ウ 審査請求人の押印の有無
エ 代表者又は管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
オ 審査請求期間内(公開・非公開決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求かどうか。
(2) 審査請求書の補正
主管課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする(行政不服審査法第23条)。
(3) 審査請求についての却下の決定
主管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の決定を行い、「審査請求却下決定通知書」を審査請求人に送達するとともに、その写しを公開窓口へ送付するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
(4) 審査請求の形式要件審査後の手続
主管課は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、直ちに、次の手続に入らなければならない。
4 原処分の再検討
(1) 主管課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である公開・非公開決定の再検討を行うものとする。
なお、原処分が出先機関等の公文書に係る公開・非公開決定であるときは、当該出先機関等に再検討を指示するものとする。
(2) 再検討の結果、主管課が、審査請求の全部認容決定を行い、自主的に原処分である非公開決定又は一部公開決定を取消し、全部公開決定又は審査請求人の主張を満たした一部公開決定を行う場合は、事前に公開窓口に協議するものとする。
5 南山城村情報公開・個人情報保護審査会への諮問
主管課は、審査請求に係る公開・非公開決定について再検討を行い、その結果、原処分を取消し又は変更した場合を除き、審査請求書を受理した日から原則として2週間以内に、次に定めるところにより、南山城村情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。
(1) 諮問書の作成
主管課は、次に掲げる事項を記載した「諮問書」を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった公文書の件名又は内容
イ 公開・非公開決定を行った具体的理由
ウ その他必要な事項
(2) 諮問書の提出
主管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、公開窓口へ提出するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ 処理簿の写し
オ その他必要な書類(審査請求の対象となった公文書の写し等)
(3) 弁明書の作成とその写しの送付
主管課等は、諮問書を提出する際には、行政不服審査法第29条第2項に規定する弁明書の写しを添えて諮問するものとする。
6 審査会の意見聴取等への対応
主管課は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
7 審査会の答申
公開窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を主管課に送付するものとする。
8 審査請求に対する決定
(1) 主管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、原則として2週間以内に当該審査請求に対する決定を行うものとする。この決定に当たっては、公開窓口に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議とする。また、答申書の写しを遅滞なく、審査請求人に送付するものとする。
(2) 審査請求に対する決定は、村長部局にあっては、村長の決裁事項である。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。
(3) 主管課は、審査請求に対する決定を行った場合は、直ちに、決定書の謄本を審査請求人へ送付するとともに、その写しを公開窓口に対して送付するものとする。
(4) 審査請求について認容及び一部認容の決定をしたときは、主管課は速やかに、当該審査請求に対する決定に応じた公開・非公開決定を行い、決定通知書を請求者へ送付するとともに、その写しを公開窓口に送付するものとする。
(5) 主管課は、第3の「4 第三者に関する情報の取扱い」に基づき意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている公文書についての公開・非公開決定を変更することになった場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。
また、意見聴取により公開に反対の意思を表示した第三者が、公開決定について行政上又は司法上の救済手続を講ずる機会を確保するため、公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置くことが望ましい。
9 公開決定に対して第三者から審査請求があった場合
第三者に関する情報が記録されている公文書に係る公開決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求を行っただけでは公開の実施は停止されないので(行政不服審査法第25条第1項)、審査請求の受付に当たっては、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする。
第5 検索資料の作成等
1 検索資料の種類
検索資料は、公文書目録の写しとする(規則第7条)。
2 検索資料の作成及び送付
主管課は、公文書目録を作成し、指定する期日までにその写しを公開窓口に送付するものとする。
3 検索資料送付上の留意点
主管課は、検索資料を送付するに当たっては、村民の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項から、非公開事項に該当する情報が判明することのないよう、該当情報を削除する等必要な措置を講ずるものとする。
4 検索資料の配置
公開窓口では、各実施機関が管理する対象公文書の検索資料を整備し、一般の閲覧に供するものとする。
第6 実施状況の公表
1 実施状況のとりまとめ
公開窓口は、各実施機関における前年度の公文書公開制度の実施状況をとりまとめるものとする。
2 公表の方法
公開窓口は、次の事項について、前年度の実施状況を告示等により、公表することに努めるものとする。
(1) 公開請求件数
(2) 公開請求に関する決定状況
(3) 審査請求の件数及び決定状況
(4) その他必要な事項
第7 情報公開主任
1 設置
(1) 公文書の公開に係る円滑な対象公文書の特定及び的確、かつ、統一的な公開・非公開決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、各主管課に情報公開主任を置く。
(2) 情報公開主任は、課長が指名した者をもって充てるものとする。
2 職務
情報公開主任は、次の職務を行うものとする。
(1) 公文書公開に関する事務
ア 公開請求に係る対象公文書の特定作業に関すること。
イ 公文書の公開・非公開の判断の審査及び調整に関すること。
ウ 公開窓口及び他の課との連絡調整に関すること。
エ その他公文書公開に係る事務の指導に関すること。
(2) 情報提供施策の充実に関する事務
ア 行政資料等の提供に関すること。
イ 公開窓口及び他の課との連絡調整に関すること。
ウ その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。
第8 情報提供窓口としての機能の充実
1 公開窓口における情報提供
公開窓口においては、公文書公開に関する相談・案内・受付等だけでなく、村民のニーズの高い行政資料や統計資料を配架するとともに、各課が提供している行政情報も含め、下記のとおり村政情報を総合的に提供できるよう努めるものとする。
(1) 行政資料等に関すること。
ア 行政資料・統計資料の収集・管理・配架に関すること。
イ 行政資料等の目録の整備に関すること。
ウ 行政資料等の貸出し事業に関すること。
エ パンフレット、リーフレット類の配架に関すること。
(2) 有償刊行物の頒布事業に関すること。
(3) その他各種村政情報の案内等に関すること。
2 出先機関等公開窓口における情報提供
出先機関等公開窓口においても、当該出先機関等に関する行政情報の積極的な情報提供だけでなく、村政全般にわたる主要な情報提供もできるだけ行うよう努めるものとする。
附則
この要領は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第9号)
この要領は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第8号)
この要領は、公布の日から施行する。